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Articoli October, 12th 2009 by oogo

Access denied: i social media in azienda

Quello che stiamo attraversando è una fase di passaggio: la globalizzazione dei sistemi relazionali sta ridefinendo gli assetti sociali, a tutti i livelli di organizzazione sociale, anche quello aziendale. È ovvio che le aziende temano una struttura di relazioni sociale reticolare quale quella proposta dal social networking, dal blogging e più in generale da quell’ecosistema di rete che oggi denominiamo Web 2.0. Se fino ad oggi la stabilità di un’organizzazione aziendale veniva garantita dalla divisione del lavoro organizzato all’interno di una struttura verticistica di controllo, in cui le informazioni venivano trasmesse secondo processi strettamente gerarchici, i nuovi strumenti di comunicazione sociale che. al contrario, appiattiscono i domini di conoscenza all’interno di una comune piattaforma di condivisione del sapere, minacciano questa stabilità. I processi di comunicazione trasversale all’interno di un’organizzazione aziendale sono sempre esistiti, ma relegati il più delle volte ad aree virali ristrette e quindi più gestibili dall’apparato di controllo: il proprio gruppo di colleghi, la divisione o l’area di appartenenza, al massimo l’azienda stessa. Se sussistono problemi alla base con l’azienda tutto viene riportato alla rappresentanza degli organi sindacali e, quindi, nuovamente a una struttura superiore gerarchica di controllo definita dall’organizzazione aziendale. Il problema che si è generato, invece, con l’uso dei social media è che questi amplificano direttamente il dibattito e le relazioni dell’azienda a distanze e scale sociali idealmente illimitate secondo meccanismi virali che sfuggono, ai sistemi di controllo interni, addirittura uscendo dall’ambito aziendale per riversarsi sulla piazza globale e a tutti i livelli. Questo corto circuito sociale è il vero “virus” che l’azienda deve temere, non tanto quello strettamente tecnologico, il cosiddetto il malware.
Non a caso lo spionaggio industriale e l’intrusione all’interno degli archivi aziendali avviene tuttora attraverso strategie di ingegneria sociale che non fanno necessariamente uso di strumenti informatici, ma che si basano semplicemente sull’abilità di stabilire relazioni di fiducia presso persone conosciute in rete per carpire informazioni che permettano l’accesso ai dati sensibili di un’azienda. È una minaccia che non punta più al cuore del sistema informatico, ma alla periferia della rete di relazioni sociali sulla quale convergono pubblicamente e quotidianamente le attività lavorative. Qualsiasi avanzatissimo sistema di sicurezza informatica di un’azienda potrebbe crollare miseramente difronte alla rivelazione di dati riservati! È il fattore umano, alla fine, che rimane l’anello debole nella sicurezza di un’azienda. Ecco perchè uno strumento in grado di ridurre gli spazi di prossimità all’interno di una vasta rete sociale, come il social networking, può rivelarsi uno strumento a rischio per un’azienda.
Il problema della sicurezza informatica di un’azienda rimane quindi per ora sospeso in un fase delicata di passaggio: da un lato bisogna garantire l’azienda dal rischio che le proprie informazioni siano messe a repentaglio; dall’altro bisogna garantire all’azienda l’uso dei media sociali della rete che rappresentano ormai uno strumento obbligato di importanza strategica.
Tuttavia, dall’altro lato, il terrore principale delle aziende in rapporto ail’utilizzo interno dei social media rimane ancora ancorato alla problematica della non produttività dei dipendenti, pur rimanendo il fatto che quando parliamo di social media parliamo comunque di una rete di relazioni sociali qual è quella che coinvolge anche la nostra vita di tutti i giorni, compresa quella aziendale. Inclusi quegli spazi che un dipendente dedica alla semplice socializzazione, utile a fare team e a scambiare opinioni a 360° gradi per conoscere meglio chi ci sta intorno. Qualcuno sostiene che esista già Intranet, quella con la “a” ossia la rete interna aziendale, a soddisfare in maniera più che adeguata gli obiettivi di scambio e confronto progettuale tra colleghi, ma con la differenza che mentre quest’ultima rimane relegata all’interno della realtà sociale aziendale e di un controllo verticale – e quindi non cambia molto da prima – un social network apre i confini relazionali su scala globale, ossia permette a un dipendente di entrare in connessione con dipendenti di altre aziende nel mondo che come lui lavorano su progetti e problematiche similari, permettendogli, per esempio, di risolverle più in fretta e di ottenere personalmente risorse a vantaggio della propria azienda che diversamente è difficile ottenere, anche in rete. Se accanto a questo i dipendenti si scambiano un parere sull’attualità del momento o sulla partita di calcio del giorno prima che differenze può comportare?
Questo fa parte del vivere comune anche di un’azienda e i dipendenti sanno di gran lunga come perdere tempo e meglio anche lontani da Facebook. A questo si aggiunga il fatto che non esiste un’equazione tra tempo e attività svolta, nonostante le aziende oggi si focalizzino ancora sulla produzione invece che sugli obiettivi. Vale a dire che se un dipendente porta a casa il lavoro nei tempi concordati e negli standard convenuti a un dirigente non dovrebbe assolutamente interessare se nel frattempo ha chattato con gli amici su Facebook, così come se non è venuto a lavorare in orario o se si è bevuto troppi caffè. E quindi è chiaro che censurare Facebook o i social media non sortisce grossi vantaggi in tal senso.
In questo caso, infatti, il vero problema, non è Facebook, ma la gestione delle risorse umane ed è quindi un problema casomai di inadeguatezza dei manager. I manager oggi, per esempio, si chiedono se le 8 ore che uno passa a lavorare in azienda lo rendono felice, soddisfatto, con la debita ricaduta in termini di produttività? Adotta strategie in tal senso? O considera solo l’autorità come sistema invece che piuttosto l’autorevolezza? Valorizzare il dipendente nelle sue responsabilità, fargli amare il proprio lavoro, farlo sentire parte di un processo importante dell’azienda, garantendogli condizioni di gratifica e qualifica professionali equi e stabilire metodi di promozione meritocratici sono i nodi che promuovono anche la produttività di un’azienda.
Tuttavia, come abbiamo già detto, siamo in una fase di passaggio e quello che abbiamo detto finora rappresenta solo il lato difensivo, conservativo dell’azienda in rapporto al cambiamento in atto. Fatto sta che Internet ha già coinvolto ogni aspetto e risorsa dell’azienda e negli ultimi anni anche i social media, che sono la sua naturale evoluzione, sono ormai entrati a farne parte, diventando a tutti gli effetti strumenti di lavoro e relazione professionale. Si pensi, per esempio, a LinkedIn una rete sociale che amplia le opportunità di crescita professionale e confronto progettuale.
Il 95% delle aziende, infatti, oggi nei paesi industrializzati consente al proprio personale di accedere ai nuovi strumenti sociali della rete e la maggior parte di queste (66%) ritengono che pure siano diventati indispensabili all’interno dei propri processi produttivi (Indagine Websense, 2009). Un’azienda che chiude le porte alle nuove opportunità offerte dal web 2.0 oggi rischia seriamente di perdere il proprio vantaggio competitivo, e in primo luogo un’azienda editoriale che ha la necessità di scambiare informazioni mediante l’ausilio di strumenti moderni di indagine giornalistica e reperimento delle informazioni. Questo fa parte di un processo di riassetto sociale senza ritorno con cui l’azienda è costretta a fare i conti.
Il meccanismo protezionistico del chiudere i rubinetti della rete alla lunga non giova: trattare Facebook o Twitter come se fossero dei virus significa solamente, per dirla alla Mogol, arginare con uno scoglio il mare, vale a dire Internet.
Quale strategia può attuare di conseguenza un’azienda in termini di sicurezza nell’era del Web 2.0?
In primo luogo bisogna convincersi che oggi parlare di Internet non significa parlare solo di tecnologia, ma soprattutto di relazioni sociali, di comunicazione, di informazioni, di dati sensibili. Questo lo dico perchè le aziende focalizzano ancora la loro attenzione su quello che è l’aspetto tecnologico dei sistemi di sicurezza. L’attenzione andrebbe invece orientata maggiormente sui dati, ossia su come vengono utilizzati, su chi li usa, su chi può riceverli, sui canali attraverso i quali possono essere inviati con sicurezza.
In secondo luogo, la sicurezza va collegata alle responsabilità del singolo individuo. La forza dell’anello debole di una catena può diventare la forza della catena nel suo complesso. Di conseguenza, l’educazione all’uso dei nuovi strumenti della rete, la formazione alla sicurezza e le regolamentazioni d’uso, devono diventare un’importante investimento strategico in termini di sicurezza per un’azienda. Censurare i social media non serve a niente, significa solo adottare sistemi protezionistici da età del vapore nell’era moderna della globalizzazione e delle reti di informazione, proprio nel momento in cui è necessario tradurre le relazioni in un vantaggio competitivo.

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